Ngày càng nhiều các công ty đang áp dụng hệ thống POS vào việc kinh doanh tại các cửa hàng. Vậy hiểu như thế nào là chính xác về phần mềm bán hàng POS cũng như các thông tin được cập nhật mới nhất về hệ thống quản lý bán hàng này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp mọi thông tin trọng điểm nhất về POS, lợi ích khi sử dụng POS trong bán hàng cũng như giới thiệu một số hệ thống POS phổ biến hiện nay.

Hệ thống POS là gì?

Máy Pos tính tiền bán hàng tại TP Vinh Nghệ An

Pos hay Point of Sale được hiểu như là điểm bán hàng, địa điểm hoặc thời gian cần thiết để hoàn thành các giao dịch bán hàng. Hệ thống POS áp dụng trong kinh doanh là sự kết hợp giữa các phần mềm cần thiết và phần cứng để thực hiện xử lý các giao dịch trong bán hàng.

Hiện nay, máy POS được ứng dụng như một công cụ hỗ trợ giúp các nhân viên có thể thực hiện việc tính tiền nhanh với độ chính xác tuyệt đối, hỗ trợ quản lý công việc một cách tối ưu, giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng. Chính điều này tạo ra sự thoải mái cho nhân viên khi làm việc cũng như tạo được sự an tâm từ phía khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS trong bán hàng

Hỗ trợ quản lý kho các chi nhánh, online và offline

Thông tin hàng tồn kho là một thông tin khá quan trọng với các doanh nghiệp vì thế đòi hỏi độ chính xác cao để có thể quản lý tốt nhất. Hệ thống POS có thể giúp bạn quản lý được tồn kho bất cứ lúc nào, giúp bạn có thể phân phối sản phẩm ở đúng nơi, đúng lúc. POS giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn, đẩy mạnh tốc độ hoàn thành đơn hàng khi người quản lý nắm được có bao nhiêu sản phẩm ở địa điểm cụ thể vào bất cứ thời gian, địa điểm nào.

Hệ thống POS có thể đưa ra các cảnh báo cần thiết cho người quản lý khi hàng hóa trong kho đang có dấu hiệu giảm dần, theo dõi số lượng tổng thể tồn kho hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định điều chuyển hàng từ nơi này qua nơi khác khi sắp hết sản phẩm.

Cung cấp các chỉ số và tổng hợp báo cáo bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng POS không chỉ được ứng dụng vào xử lý các giao dịch mà có thể tổng hợp dữ liệu hoạt động kinh doanh, giúp bạn đề ra các quyết định phù hợp và chính xác. POS thu thập, phân tích các thông tin trên khắp các kênh cùng với khả năng bóc tách và lọc dữ liệu bán hàng chắc chắn có thể giúp bạn làm rõ cái gì đang hiệu quả, cái gì không. Việc nắm được hệ thống dữ liệu này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định tốt hơn cũng như đánh giá được toàn diện tình hình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu an toàn, khoa học

Hệ thống quản lý bán hàng POS tích hợp công cụ quản lý khách hàng mạnh mẽ giúp bạn thu thập, theo dõi và quản lý các thông tin quan trọng của khách hàng như hồ sơ, thông tin chi tiết về thói quen mua sắm, lịch sử đặt hàng của khách cũng như các chương trình dành cho khách hàng trung thành. Khi nắm bắt được những thông tin quan trọng này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn chân dung khách hàng lý tưởng  và nhận diện được phân khúc các khách hàng mua sắm trung thành nhất của mình.

Cải thiện doanh số cửa hàng

Các nhà bán lẻ hiện nay đang phải thay đổi không ngừng để có thể cạnh tranh và đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng và việc ứng dụng một hệ thống POS có thể giúp doanh nghiệp theo kịp được sự thay đổi chóng mặt trong ngành.

Một hệ thống POS hiện nay đang cung cấp đa dạng các phương án giao hàng linh hoạt có thể đáp ứng được các nhu cầu đổi, trả hàng và duy trì doanh số.

Mua online, lấy ở cửa hàng: hệ thống kiểm soát cho phép khách hàng đặt hàng online sau đó các nhân sẽ lấy hàng ở cửa hàng từ nguồn hàng của nhà bán lẻ hoặc của các bên cung cấp thứ ba. Bằng cách áp dụng các phương thức kiểm tra kích thước, màu sắc, chất lượng món hàng trước khi được giao sẽ giúp cửa hàng giảm thiểu tỷ lệ trả lại hàng.

Giao hàng tận nhà:  Một số sản phẩm có trọng lượng nặng và kích thước cồng kềnh như nội thất sẽ khiến cho các khách hàng không muốn tự vận chuyển về nhà. Vậy nên doanh nghiệp hãy cung cấp các dịch vụ giao hàng tận nhà. Hoặc trong trường hợp nếu một mặt hàng hiện đang không có sẵn ở cửa hàng, nhưng lại có hàng ở một cửa hàng đại lý khác, khách hàng có thể cứ mua ở cửa hàng sau đó mặt hàng vẫn được giao tới tận nhà mình.

Các hệ thống POS phổ biến tại Việt Nam

Máy tính tiền (máy POS)

Máy tính tiền (máy POS) là một thiết bị được sử dụng để hỗ trợ việc tính tiền nhanh, lưu trữ các số liệu về bán hàng, có thể sử dụng kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn, máy quẹt thẻ, và két đựng tiền…

Phần mềm bán hàng POS cài đặt trên máy tính (Offline hoặc On-premise POS)

Phần mềm POS được cài đặt trên nền tảng máy tính, hay còn gọi là các phần mềm tính tiền, đây là một dạng rất phát triển trong khoảng một vài năm gần đây. Khi đó các khách hàng sẽ phải tiến hành mua hoặc đặt hàng một gói phần mềm được cung cấp sẵn để có thể cài đặt trên máy tính.

Hệ thống POS online, chạy trên nền web (web-based POS hoặc cloud-based POS)

Web-based POS là một dạng dịch vụ mới được các công ty lập trình website trên thị trường trong thời gian gần đây. Đây có thể được coi như là một sự cải tiến vượt bậc để bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ đang vào thời kỳ nở rộ trong giai đoạn hiện nay và tương lai gần.

Tại các thị trường ở nước ngoài, web-based POS đang được ứng dụng rất phổ biến trong bán hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến của khách hàng.

Một số thành phần khác của hệ thống POS trong bán hàng

Bên cạnh một hệ thống POS như chúng tôi đã giới thiệu ở phần trên, hệ thống còn có một số thành phần khác giúp doanh nghiệp có thể hoàn thiện toàn bộ hệ thống hơn:

Máy quét Barcode

Máy quét Barcode (mã vạch) được sử dụng với công dụng chính là để quét mã vạch, ngoài ra còn sử dụng để đọc các mã giảm giá. Máy quét mã vạch gồm loại 1D sử dụng cho mã vạch truyền thống và loại 2D dùng để quét mã QR.

Két tiền (Cash drawer)

Két tiền (Cash drawer) được sử dụng để chứa tiền mặt mà khách hàng thanh toán khi mua các sản phẩm của cửa hàng. Két tiền là một nơi chưa tiền khá an toàn, đảm bảo không gian cho nhân viên sắp xếp các hóa đơn, bill hàng.

Đầu đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader)

Đầu đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader) có thể dùng đọc các thẻ khi thanh toán. Có nhiều cách thức để đọc thẻ, chẳng hạn như nhân viên sẽ tiến hành quẹt ngang, chạm hoặc dùng chip EMV. Các cửa hàng sẽ rất cần sử dụng thiết bị này cho quá trình thanh toán để doanh nghiệp có thể nhận được tiền của khách hàng thông qua hệ thống các ngân hàng.

Máy in nhiệt

Máy in nhiệt là một thiết bị có thể không nhất thiết phải có, tuy nhiên, hầu hết các nhà bán lẻ hiện nay ở Việt Nam đều trang bị thiết bị này có thể kết nối với POS để in các đơn hàng vừa giao dịch.

Máy in nhãn / tem mã vạch

Trong một số tình huống cửa hàng của bạn sẽ cần phải in nhãn, như hàng giao cho các khách hàng đặt online  chẳng hạn. Với máy in tem, nhãn, mã vạch này bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

Tích hợp cân trên hệ thống POS

Nếu hiện tại cửa hàng của bạn đang kinh doanh các sản phẩm theo trọng lượng, bạn sẽ cần cân để có thể xác định được cần tính bao nhiêu tiền cho khách mua hàng. Một vài loại cân có thể kết nối được với phần mềm quản lý bán hàng POS, điều này sẽ giúp cho việc bán hàng được mượt mà và trơn tru hơn.

Trên đây là toàn bộ những giới thiệu của chúng tôi về phần mềm bán hàng POS cũng như các thông tin cần thiết và quan trọng về POS, lợi ích của POS trong bán hàng cũng như một số hệ thống POS phổ biến hiện nay tại thị trường Việt Nam. Hy vọng bài viết đã có thể mang đến cho các bạn các thông tin hữu ích và giải tỏa được các thắc mắc cũng như kiến thức về phần mềm bán hàng POS. Chúc các bạn kinh doanh có kết quả thành công nhé.